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来源：三友知识产权
作为互联网时代应用最广的服务之一，电子邮件（E-mail）已经成为各行业、业务往来中必不可少的联系工具。对于追求严谨和效率的律师服务行业来说，电子邮件的使用有很多需要特别注意的地方。律师作为专业人士，在使用电子邮件的时候究竟应该注意哪些方面呢？
一封完整的电子邮件是由诸多部分组成的，一个部分出错，整体印象就会打折扣，甚至带来法律风险，所以每一部分都要做到严谨，规范。
发件人
这里要讨论的并不是发送邮件的律师本人，而是用于发送电子邮件的邮箱选择。
建议：使用律师事务所的企业邮箱。***lawyer@***.com。
优点：
1、便于律师事务所统一化管理；
2、统一的域名后缀能够起到律师事务所品牌推广作用；
3、对外交流中使用统一的企业邮箱让客户感觉更加规模化和专业化。
收件人
建议：
1、注意保密性，事先确定电子邮件的发送范围。
2、注意礼仪，遵循职位等级，部门相关性，对接人员重要性等排列收件人顺序。
优点：电子邮件具有实时性，一旦发送难以收回，因此律师应该谨慎对待往来电子邮件的保密性，这是培养律师的职业素养的重要方面。另外适当注意电子邮件的收件人排序规则，能够有助于提升律师的良好形象。
抄送人
抄送人是指需要知道电子邮件的内容，但不承担回复义务的人。实务中，抄送人一般为客户的上层领导，虽然他们可能不处理具体事务，但这种“以资证明”的行为是必不可少的，这样操作能使律师的劳动有形化。但是现实中也绝对不是事事抄送，实时抄送就是最好的。
建议：
1、律师事先要跟客户确认好，律师发送的电子邮件需要抄送给谁，不自作主张确定邮件抄送人，因为收件人可能更愿意亲自向主管汇报，从而彰显自己的价值。
2、应及时抄送给合作承办律师或者主管律师，便于合作和监督，切莫疏忽。
密送人
使用密送功能往往是在不想被收件人和抄送人知道的情况下发送。
注意：在密送的情形下，只有发件人知道密送人，收件人和抄送人都不知道密送人，密送人知道收件人和抄送人，但不知道这封电子邮件同时又密送给了谁。如果密送人选择回复全部的时候，收件人和抄送人就会知道密送人的存在。
建议：实务中，律师在给客户发送电子邮件时，不建议使用密送，事先跟客户确认好电子邮件需要发送给谁，抄送给谁即可。如果律师不想让别人知道电子邮件同时还发送给了谁，不是选择密送，而是根本就不要发送。
邮件主题
邮件主题是客户接收到的第一信息，因此要精简且有意义。
建议：
1、邮件主题不得为空。
2、邮件主题精确反映邮件内容，并且简练、易懂。实践中有很多律师喜欢使用律师事务所的简称来代替主题，这样是不可取的。
3、邮件主题的编写有利于客户分类归档。例如包含客户案号、律所案号、律所简称等信息。
4、回复邮件或转发邮件时，要重新修改主题。
5、如果邮件很紧急，也可以在主题后加上“紧急”、“需*天内获得回复”等内容。
致送单位
致送单位的对象是邮件的收件人，而不是抄送人或密送人。
建议：
1、邮件一定要有称呼，不能开文即正文。
2、称呼要恰当，如：“致：某某先生/女士”；如果对方有职务的，可按职务尊称对方“致：某某经理”、“致：某某总”等等，这些都是比较简洁、规范的称呼。
3、特别注意不能把人名写错。
邮件正文
邮件正文是邮件和邮件附件的核心内容。律师必须将内容以简洁易懂、条理分明的形式传递给客户。这充分考验律师在给客户服务时是否具备把复杂问题简单化的能力。
建议：
1、简洁的文字表达。实践中很多律师喜欢长篇大论来表现自己的法律素养和专业能力，这是非常不可取的。实际上越专业的服务越应该简明扼要，为客户节省宝贵的时间。
2、复杂问题通过邮件附件进行详细说明。
3、使用通俗易懂的法言法语。注重使用法言法语精确表达能够显示法律意见的专业性和严谨性，但切忌使用过于生僻的法理术语。
4、条理清晰、逻辑严谨，正文尽量使用1、2、3等标号表达，每个段落的主题词或者主题句要放在首位，所谓主题词或者主题句应该是律师的结论性意见。
5、一次性完整表达律师需要向客户答复的信息，不要针对同一问题连续“补充”或者“修订”，实践中有些律师觉得尽量补充全面有利于客户了解情况，但是实际上连续补充会让客户认为律师考虑问题不全面，不专业。
6、可在邮件中文中适当使用粗体、颜色字体、加大字号等形式予以提示，但是切莫应用过多，否则反而主次不分明。
邮件落款
建议：
1、落款要署名。
2、落款要包含日期，对于法律工作者来说日期是非常重要的要素。日期规范的写法如：2015年2月4日，2015-02-04，2015.02.04等等，日期之间加“、”号的是最常见的不规范的写法。
3、适当使用个性化电子签名，电子签名内容不宜过多，对于律师来说主要包括：律师姓名、律师所在的律师事务所、联系地址、联系电话、邮箱信息等等，也可以根据需要增加其他你想让客户了解的信息，如：律师事务所网站，你的个人网站、你的博客或微博信息等等。
4、注意留下客户最方便联系到你的联系方式，例如联系电话，试想一下对方收到你的邮件，你却没有留联系电话，对方想联系你，还要去翻通讯录，这会不会很麻烦。
5、邮件应有必要的免责声明，这是律师发函的重要特点。免责声明通常包含在电子签名中，措辞严谨，如：提醒收件人邮件中所给出的避税建议不可用于逃税；或是发件人的个人看法不代表其所供职机构的看法；又或是邮件的内容是保密信息，收件人非指定收件人时应当将其传回发件人，同时删除邮件等等。这些免责声明仅是单方意思表示，与误接受邮件的人之间并没有任何事先约定，因此对于误接受邮件的人并不具备强制性。但是免责声明没有法律效力，并不代表免责声明没有任何效果。1、能督促对方履行保密协议。律师的职业特性要求他们必须保护客户的隐私。这意味着如果双方都能互相提醒邮件内容需要保密，那他们多少也会遵守一下免责声明中的保密协议。2、体现规范性。律师事务所一般都会要求律师在发送电子邮件时附上免责声明，如果有律师不这样做，会被认为不够规范，缺乏职业道德。
邮件附件
注意事项：
1、附件要在正文中有所提示，提示的信息要包括附件的份数以及附件的名称。
2、附件名称要有意义便于客户归档。
3、附件数量不易超过3个，如果过多可适当压缩打包发送。
4、避免有所遗漏或者发错附件版本。
邮件回复
注意事项:
1、回复邮件要有新的主题，让客户一目了然的理解你回复邮件的主题。
2、确定收件人的范围。
3、及时回复。重要邮件即刻回复。一般邮件 “不过夜原则”。如果事情复杂，无法及时确切回复的，那应该及时回复“邮件已知悉，正在处理中，一旦有结果会及时回复”之类的答复，不要让客户苦苦等待。及时回复，哪怕只是确认收到了邮件，这也是律师敬业的工作表现。
4、选择好回复的时间。不要选择在下班后，星期五晚上，或休假前发送。应该选择最适于客户进行后续处理的时间让邮件抵达客户，这样的服务才更具人性化。
邮件转发
注意事项：
1、未经授权不得转发。因为律师工作的特殊性，律师和客户之间的来往邮件都是需要保密的，所以在转发前一定要得到原发件人的许可。
2、确定新的主题让收件人更清晰的了解邮件的内容。
发送前最后确认
前文讲解了这么多注意事项，现在要发送邮件了，让我们再重头检查一遍，以确保万无一失。刚开始的时候，这样的检查可能花费很多时间，但是在长期实务操作中，如果你能够每一步都按照规范来操作，那么你将养成良好的规范习惯，最后的检查将会非常轻松愉快。
邮件的跟进
注意事项：
1、律师在给客户发送完邮件后，不管邮件内容是否重要，都要以短信或电话的形式通知客户邮件已发送，请其注意查收。
2、邮件的一些重要内容，也可以根据需要通过短信或电话的形式予以再次强调。
3、如果邮件的内容是需要客户具体为或不为一定行为时，那律师要根据邮件内容提示的时间节点及时的跟进客户的实际履行情况，并及时作出指导。
4、如果经过多次的邮件沟通都没有将事情说清楚，就应采用其他的沟通渠道。
发送电子邮件虽然简单，但是作为专业律师也应该将其纳入专业管理的范围内。上文的细节虽然繁琐，但都是律师作为一个专业人士在发送电子邮件时需要注意的事项。客户并不是专业人士，律师说的法律他可能不懂，律师的分析是否严谨，解决方案是否完美等等，他可能判断不出，但他会从小处、细节来评价律师的工作。一旦给出否定评价，客户就会作出这样的判断：对细节如此马虎，可见此律师不严谨、不专业！正如20世纪世界最著名建筑师密斯.凡.德罗总结他成功经验时高度概括的那句话“魔鬼在细节中”。细节的准确、生动可以成就一件伟大的作品，细节的疏忽会毁坏一个宏伟的规划。希望每个律师能够从发送电子邮件这样一个小事开始，追求完美，追求卓越!